Je ne cache pas le fait que je préfère de loin communiquer par courriel que par téléphone. Ce n’est toutefois pas une question de timidité ou un aspect antisocial, mais bien un côté pratique. En effet, le courriel permet deux choses :
- Prendre le temps de bien penser au contenu et pouvoir faire l’envoi quand bon nous semble;
- Permettre aux destinataires de répondre quand il pourra, voudra.
Pour moi, c’est deux avantages, peut-être anodin pour certains, valent leur pensant d’or. Tout ça pour dire que pour moi, c’est un outil de communication de premier plan. Par contre, cela n’est pas pareil pour tout le monde. Souvent, je peux envoyer un courriel à quelqu’un, qui je sais très bien peut me répondre dans un délai raisonnable, me retourne une réponse 1-4 semaines après. Ces mêmes personnes me donnent souvent la même réponse de manière instantanée par téléphone ou dans un délai qui passe de semaines à heures! Pourquoi? Est-ce que ma requête est moins importante par courriel que lorsque je la formule par téléphone? Bien sûr, dans mon questionnement je n’inclus pas nécessairement les personnes qui ne sont pas totalement à l’aise avec les technologies.
Alors, voici quelques conseils qui proviennent de mon utilisation et de ma façon de gérer mes courriels lorsque j’en reçois un :
- Je réponds à tous les courriels dans un délai maximum de 5-7 jours;
- Si ma réponse ne demande pas plus que 5 minutes, je le fais immédiatement;
- Si je n’ai pas les informations pour répondre et que cela peut être long, j’envoie un courriel mentionnant la réception de ce dernier et que la réponse suivra dès que possible;
- Si ce n’est pas dans mes dossiers actuellement prioritaire, je les range dans un dossier selon la priorité : ASAP (As Soon As Possible – Dès que j’ai le temps de répondre), Cette semaine (au plus tard dimanche) et Wait (En attente – j’attends une information ou quelqu’un pour pouvoir répondre);
Rien de bien compliqué et je ne prétends pas avoir la science absolue, mais c’est une méthode qui fonctionne bien pour moi. De votre côté, comment gérez-vous vos courriels? Êtes-vous plus du type téléphone ou courriel? Croyez-vous que le courriel devrait être traité avec la même importance que les appels téléphoniques?
